AGA 2018 AGM

2018-05-11 (All day)
Dear M&O family,
 
The 2018 Annual General Meeting (AGM) of Synode Montreal and Ottawa Conference will take place on two separate days, and will require separate online registration forms. The Business Meeting will take place via technology on Friday, May 11th 2018, from 9:30 a.m. to 2:30 p.m., and the Day of Celebration will take place on Saturday, May 26th beginning at 10 a.m. at Wyman Memorial United Church, 513 rue Main, Hudson, Quebec.  These meetings will be the last meetings of Conference in anticipation of Regional Councils beginning in 2019.
 
The Business meeting, May 11th will receive reports, vote on Candidates for Ordination, vote on Commissioners for GC 43, vote on proposals and receive any other business that may properly come before the court.  Participation in this meeting will be via electronic technology using an internet browser and/or a telephone connection.  Both methods will allow participants to speak and vote.  The registration form will ask which connection type the participant will use. There are no remote sites.  Each participant will connect in one of the two methods.  
 
In order to maximize participation in the business meeting, there is an opportunity to become familiar with the two methods: internet meeting room or telephone conference system.  The various connection lines will be open on Wednesday, May 9th 11 a.m. to 3 p.m. and 7 p.m. to 9 p.m. so that you can test your connection and ask questions.  Details of this day will be sent out by email to all registered participants.
 
On May 11th please plan to check-in/connect at 9.30 a.m. in order to begin at 10 a.m., and have a candle ready for participation in shared worship.  Plan to be present for our shared work until 2 p.m.  If the meeting extends past noon, there will be a break for refreshments before continuation of the meeting.
 
(CLICK HERE) to register by May 1st for Business Meeting on May 11th.
 
The second day of AGM, the Day of Celebration, at Wyman Memorial United Church, will celebrate our Conference journey, the faithful who have served us since 1925, and the variety of ministries that have been undertaken. The Welcoming to the Land and Opening Worship begins at 10 a.m., followed by presentations from various sources, and the formal commissioning of our General Council 43 Commissioners. The Celebration of Ministries Service will begin at 2.30 p.m., and will include Ordination/Commissioning of new ministers, and remembering those who have died during the year, and honouring retirees.  
 
Lunch will be provided.  There is no charge for attending this event, and no expenses will be reimbursed.  A children's program will be available, a bookroom will be on-site, and display tables will be available to promote and celebrate ongoing ministries.  Please contact Joel Miller, M & O Administrator (moconferenceuccmtl@gmail.com or call 514-634-7015, for information.  
 
We invite you to consider ways of travelling together to Wyman Memorial and making our meeting "green".  Parking at the church is limited.  
 
Each Presbytery is invited to contribute to this Day of Celebration by providing a short presentation (10-15 mins) using images, song, drama or narrative to highlight their participation in Synode Montreal and Ottawa Conference. Please contact Rev Rosemary Lambie, Executive Secretary, rlambieucc@gmail.com  / 514-634-7015, before April 30th for further assistance in making a presentation.
 
T-SHIRTS (blue with AGM logo) are available for purchase on the Conference website (CLICK HERE) to order.
 
(CLICK HERE) To register by May 1st for the Day of Celebration on May 26th
 
This year there is an option for Conference Committees to include a video presentation along with the written report to be posted on the Conference website. For those planning on submitting a Proposal(s) during the AGM, there is the option to host a webinar ahead of time, and to provide detailed information on a given Proposal.  For further details and information on how to upload a report and video to the Conference website, or to organize a webinar, please contact Joel Miller, (moconferenceuccmtl@gmail.com or call 514-634-7015.  
 
PLEASE HONOUR OUR TIMELINE DEADLINES:
  • March 15, 2018 Committee Reports due
  • April 15, 2018 Nominations for GC 43 Commissioners due
  • April 15, 2018 Proposals due
  • April 30, 2018 Presbytery contributions to Day of Celebration
  • May 1, 2018 Registration due for AGM Business Day, May 11th 
  • May 1, 2018 Registration due for AGM Day of Celebration, May 26th 
 
Forms and guidelines for Nominations for Commissioners (CLICK HERE) and Proposals guidelines (CLICK HERE) can be found on the Conference website.
The AGM Report Book is posted on the Conference website (CLICK HERE), and for those who request a printed copy of the Report Book when registering, these will be available through your Presbytery.
 
Just a reminder that there are two registration forms, one for each day of the AGM, and a separate registration form is required for each day.  Both registrations are due by May 1st.  Register for the Business Meeting to ensure that there is quorum for decision making, and register for the Day of Celebration so that sufficient refreshments and lunch are prepared and available for everyone gathered.  
 
Registrations Deadline:  MAY 1st 2018
 
For general inquiries, please do not hesitate to contact Joel Miller, M&O Administrator, moconferenceuccmtl@gmail.com or 514-634-7015
 
Peace and Blessings
The AGM Planning Committee
Aux membres de la famille MO,
 
L'Assemblée générale annuelle (AGA) du Synode Montréal et Ottawa s'étendra sur deux jours distincts, et une inscription en ligne sera requise pour chaque jour. Le volet de l'assemblée concernant les affaires courantes se tiendra sur plate-forme électronique le vendredi 11 mai 2018, de 9 h 30 h à 14 h 30; le volet célébration aura lieu le samedi 26 mai, à compter de 10 h, à la Wyman Memorial United Church, au 513 rue Main, à Hudson, Québec. Ces deux rencontres constitueront l'ultime assemblée du synode avant la mise en place des conseils régionaux au début de 2019.
 
Lors du volet concernant les affaires courantes du 11 mai, les rapports seront présentés, des votes seront tenus à l'endroit des personnes candidates à l'ordination, des personnes déléguées au 43e Conseil général, de même que sur d'autres propositions, en statuant sur toute autre question présentée selon les règles en usage à l'assemblée. La participation à ce volet de l'AGA se fera au moyen d'une plate-forme électronique, par l'entremise d'un fureteur Internet et d'une connexion téléphonique. Ces deux outils permettront aux personnes participantes de s'exprimer verbalement et de voter. Le formulaire d'inscription demandera de préciser le type de connexion que vous utiliserez. Il n'y aura aucun site à distance, et chaque participante ou participant sera responsable d'utiliser l'un ou l'autre type de connexion. 
 
Pour s'assurer d'une participation fluide au volet de l'AGA concernant les affaires courantes, un exercice préalable d'utilisation de la salle de rencontre virtuelle sur Internet ou du système de téléconférence vous sera offert. Vous pourrez donc vous brancher à ces deux plates-formes, qui seront actives le mercredi 9 mai, de 11 h à 15 h, puis de 19 h à 21 h, afin que vous puissiez faire un test de connexion et poser des questions. Des renseignements au sujet de cette journée d'exercice seront transmis par courriel à toutes  les personnes inscrites. 
 
Le 11 mai, veuillez établir votre connexion dès 9 h 30 afin que nous puissions débuter à 10 h précisément. Assurez d'avoir une chandelle que vous pourrez allumer pendant la période de culte en commun. Assurez-vous d'être disponible jusqu'à 14 h. Dans l'éventualité que la rencontre se prolonge au-delà de l'heure du midi, une pause sera intégrée avant de poursuivre les délibérations. 
 
(CLIQUEZ ICI) pour vous inscrire d'ici le 1er mai au segment de l'AGA concernant les affaires courantes du 11 mai.
 
Le deuxième volet de l'AGA, la journée de célébration à la Wyman Memorial United Church, sera le moment d'évoquer l'histoire de notre synode, toutes les personnes qui ont fidèlement servi cette instance depuis 1925, et la diversité des ministères qui s'y sont déployés. L'accueil sur le territoire et le culte d'ouverture débuteront à 10 h et seront suivis par des présentations provenant de diverses sources, puis par la députation de nos personnes déléguées au 43e Conseil général. Le culte de célébration des ministères débutera à 14 h 30, avec l'ordination ou la consécration de nouveaux membres du personnel ministériel, la commémoration des personnes décédées pendant la dernière année et la mention des personnes désormais retraitées. 
 
Le dîner sera servi sur place. Il n'y a aucun frais de participation, ni aucun remboursement de dépenses. Un programme pour les enfants et une table de livres seront disponibles, ainsi que des présentoirs pour mieux faire connaître les ministères. Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec Joel Miller, administrateur du MO (moconferenceuccmtl@gmail.com), ou composez le 514-634-7015.  
 
Nous vous suggérons de faire du covoiturage pour vous rendre à la Wyman Memorial afin que notre rencontre en soit une respectueuse de l'environnement. Il y a un nombre restreint de places de stationnement à l'église.
 
Pour cette journée de célébration, chaque consistoire est invité à préparer une courte présentation (d'au plus 15  minutes) au moyen d'images, de chants, de sketchs ou de récits pour illustrer sa participation au sein du Synode Montréal et Ottawa. Veuillez communiquer avec la pasteure Rosemary Lambie, secrétaire exécutive, rlambieucc@gmail.com  / 514-634-7015, d'ici le 30 avril pour de l'aide relative à cette présentation.
 
Des T-SHIRTS (bleus avec l'écusson de l'AGA) sont disponibles pour achat sur le site Web du synode. (CLIQUEZ ICI) pour commander.
 
(CLIQUEZ ICI) pour vous inscrire d'ici le 1er mai à la journée de célébration du 26 mai.
 
Cette année, les comités du synode ont la possibilité d'inclure une présentation vidéo à leur rapport écrit qui sera affiché sur le site Web du synode. Pour celles et ceux qui envisagent présenter une (des) proposition(s) lors de l'AGA, il y a la possibilité d'offrir un webinaire préalable pour donner plus d'information concernant une proposition particulière. Pour savoir comment télécharger un rapport incluant une vidéo sur le site Web du synode, ou pour organiser un webinaire, communiquer avec Joel Miller, à moconferenceuccmtl@gmail.com, ou au 514-634-7015.  
 
VEUILLEZ RESPECTER NOS DATES BUTOIRS :
  • 15 mars 2018 Dépôt des rapports des comités 
  • 15 avril 2018 Dépôt des nominations de personnes déléguées au 43e CG 
  • 15 avril 2018 Dépôt de toutes les propositions 
  • 30 avril 2018 Dépôt des présentations des consistoires à la célébration 
  • 1er mai 2018         Inscription au segment affaires courantes de l'AGA du 11 mai 
  • 1er mai 2018 Inscription au segment célébration de l'AGA du 26 mai 
 
Les formulaires et directives concernant la nomination des personnes déléguées (CLIQUEZ ICI) et les directives pour la formulation de propositions (CLIQUEZ ICI) sont affichés sur le site Web du synode.
Le cahier des rapports de l'AGA est affiché sur le site Web du synode (CLIQUEZ ICI). Les personnes qui désirent une copie papier du cahier lors l'inscription peuvent l'obtenir de leur consistoire. 
 
Rappelez-vous donc qu'il y a deux formulaires d'inscription, un formulaire distinct pour chaque volet de l'AGA, et qu'une inscription pour chaque journée est requise. Les inscriptions pour ces deux jours doivent être complétées au plus tard le 1er mai. Inscrivez-vous au volet concernant les affaires courantes pour ainsi nous assurer qu'il y a aura quorum pour la prise de décisions. Inscrivez-vous à la journée de célébration pour nous assurer qu'il y aura suffisamment de collations et de nourriture pour toutes les personnes réunies. 
 
Date butoir des inscriptions : 1er MAI 2018
 
Pour toute question, n'hésitez pas à communiquer avec Joel Miller, administrateur du MO, à moconferenceuccmtl@gmail.com ou au 514-634-7015
 
Paix et bénédiction sur vous tous et toutes
Le Comité de planification de l'AGA